راز مدیریت افراد اهمال کار: از تنبلی به تعالی

اهمال‌کاری یک چالش رایج در محیط‌های کاری و شخصی است. برخورد با افراد اهمال کار که این عادت را دارند، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. فرد اهمال کار، کسی است که مسئولیت هایی که موظف به انجام آن است را به تأخیر می اندازد و در نهایت آن را خوب انجام نمی دهد.

اگر روش برخورد با افراد اهمال کار را بلد نباشیم، باعث اتلاف وقت، ناراحتی و درد سر ما خواهند شد.

در این مقاله روش برخورد با افراد اهمال کار را یاد می گیریم تا کمتر آسیب ببینیم.

روش برخورد با افراد اهمال کار

آیا این مسئله به من مربوط است؟

تصور کنید خواهر بزرگ تر هستید و به خانه ی خواهر کوچک تر خود رفته اید. در آنجا می بینید که خانه اش ریخت و پاش است و اشیاء، سر جای خود قرار ندارند. آیا به شما مربوط است که آنجا نظر دهید؟ خیر.

در این شرایط تنها کافیست به او پیشنهاد دهید و اگر او تمایل داشت، پیشنهاد را شرح دهید. گفتگوی خوب به این صورت است:

شما: خواهر جون، من در مورد نظم دهی وسایل خونه، تجربیاتی دارم که خیلی بهم کمک کرده. دوست داری راجع بهش با هم صحبت کنیم؟

او: آره (ظاهراً در تعارف و رودربایستی گیر کرده).

شما: اگه دوست داشتی، بعد از شام، بهم بگو. اگه نه هم که هیچی(به او زمان و اختیار عمل می دهیم تا جواب بله او فقط از روی تعارف و رودربایستی نباشد.).

پس فقط اگر آن شخص، دوست داشت و تمایل نشان داد، پیگیر آن موضوع شویم. همین.

نکته مهم: فقط در مورد چیزهایی که به ما مربوط است وارد عمل شویم. اگر چیزی به ما مربوط نیست، به هیچ عنوان اجازه ی نظر دادن نداریم. دلیلش این است که ما فقط شرایط زندگی خودمان را می دانیم و از شرایط واقعی زندگی دیگران خبر نداریم.

قبول دارید زندگی تک تک ما آدم ها سرشار از ایراد و اشکال است؟ پس به جای اینکه زمان ارزشمندمان را صرف اصلاح زندگی دیگران کنیم که نتیجه هم نمی دهد، صرف اصلاح زندگی خود کنیم.

حالا تصور کنید فرد اهمال کار، همکار ماست. در این شرایط، اهمال کاری اش به ما مربوط است.

در ادامه یاد می گیریم اگر اهمال کاری آن شخص به ما مربوط است، چه کار کنیم؟

مرحله یک- ریشه مشکل را درک کنیم

• علت اهمال‌کاری را بیابید: آیا این فرد از کار می‌ترسد؟ آیا با حجم کار زیاد مواجه است؟ آیا مشکلات شخصی دارد؟ شناسایی دلیل اصلی می‌تواند به شما در انتخاب رویکرد مناسب کمک کند.
• به احساسات او توجه کنید: ممکن است اهمال‌کاری راهی برای مقابله با فشار یا اضطراب باشد. سعی کنید با همدلی به او نزدیک شوید.

مرحله دو- یادآوری کنیم

بطور مثال اگر قرار است تا پنجشنبه چیزی را ارسال کند، تا روز موعود، سه بار به او پیامک یادآوری دهیم.

مرحله سه- مهلت زمانی تعیین کنیم

با پرسیدن این سؤالات، مهلت زمانی تعیین کنیم:

• تا چه زمانی این کار رو انجام می دی؟
• به نظرت می رسی انجامش بدی؟
• به نظرت ممکنه نرسی انجامش بدی؟
• به نظرت ممکنه در ادامه شرایطی پیش بیاد که نتونی تو این زمان انجامش بدی؟

مرحله چهار- بهش پیشنهاد کمک بدیم

این سؤالات را جهت کمک کردن به او بپرسیم:

• کاری هست که من برات انجام بدم؟
• جوری هست که من بتونم کمکت کنم که کار به موقع انجام بشه؟
• چه کمکی می تونم بهت بکنم؟

مرحله پنج- با هم برنامه ریزی کنیم

عموماً افراد اهمال کار، به خوبی برنامه ریزی نمی کنند. بنابراین با کمک همدیگر، برنامه ریزی کنیم. پرسیدن این سؤالات از او به برنامه ریزی اش کمک می کند:

• برای انجام این کار، اولین قدم کوچیک چیه؟(پیدا کردن اولین قدم کوچک یک کار بزرگ و پیچیده، او را از سردرگمی خارج می کند. در نتیجه ترسش برای شروع انجام آن کار، کمتر می شود. )
• وظایف را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کرده و برای هر بخش مهلت مشخص تعیین کنیم و بپرسیم تا چه زمانی انجامش می دی؟
• تا این مرحله ی کار رو چه زمانی با هم چک کنیم؟

 مرحله شش- مراحل را به صورت منظم با هم چک کنیم

 حتماً یادمان باشد هر مرحله را که انجام داد، با هم چک کنیم تا درست باشد. پیشرفت‌های او را تحسین کرده و در صورت نیاز، راهنمایی‌های لازم را ارائه دهیم. پس قدم به قدم با هم پیش برویم. 

 مرحله هفت- ایجاد انگیزه

• اهمیت کار را برجسته کنیم: نشان دهیم که کار او برای تیم و سازمان چقدر مهم است.
• تشویق و پاداش: برای انجام به موقع وظایف، پاداش‌هایی در نظر بگیریم.

مرحله هشت- تبعات انجام ندادن آن کار را توسط خودش تعیین کنیم

تبعات انجام ندادن به موقع آن کار را از خودش سؤال بپرسیم:

• حالا اگه به موقع انجامش ندادی، چی؟ (اجازه دهیم جریمه اش را خودش تعیین کند)

تعیین تبعات به ما کمک می کند که کمتر از قبل با افراد اهمال کار درگیر شویم و همچنین کمتر اعصابمان خُرد شود.

ایجاد محیط کاری مناسب

• مدیریت زمان را آموزش دهید: تکنیک‌های مدیریت زمان مانند روش پومودورو را به او آموزش دهیم.
• ابزارهای مدیریت پروژه را معرفی کنید: استفاده از ابزارهایی مانند Trello یا Asana می‌تواند به او کمک کند تا وظایف خود را سازماندهی کند.
• فضای کاری آرام و بدون حواس‌پرتی ایجاد کنید: اطمینان حاصل کنیم که او محیطی مناسب برای کار دارد.

نکات مهم:

• صبور باشیم: تغییر عادات زمان‌بر است.
• انعطاف‌پذیر باشیم: ممکن است نیاز باشد رویکرد خود را بر اساس شرایط تغییر دهیم.
• احترام متقابل را حفظ کنیم: در تمام طول این فرآیند، احترام متقابل را فراموش نکنیم.

توجه: اگر اهمال‌کاری این فرد به دلیل مشکلات شخصی عمیق‌تر مانند افسردگی یا اضطراب باشد، ممکن است نیاز به کمک حرفه‌ای داشته باشد.

در این مقاله روش برخورد با افراد اهمال کار را یاد گرفتیم که شامل مراحل زیر است:

1. ریشه مشکل را درک کنیم.
2. یادآوری کنیم.
3. مهلت زمانی تعیین کنیم.
4. پیشنهاد کمک دهیم.
5. با هم برنامه ریزی کنیم.
6. مراحل را به صورت منظم با هم چک کنیم.
7. ایجاد انگیزه کنیم.
8. تبعات انجام ندادن کار را توسط خودش تعیین کنیم.

دوستان عزیز لطفاً مرا در اینستاگرام فالو کنید تا از مطالب آموزشی رایگان در زمینه ی مهارت های ارتباطی بهره مند شوید:

اینستاگرام من